Waar u aan moet denken bij het organiseren van een congres

Bij het organiseren van een congres komt vaak meer kijken dan verwacht. Het wordt weleens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf. Op financieel gebied moet veel geregeld worden, maar ook administratief en natuurlijk organisatorisch. Het Utrecht Convention Bureau geeft u kosteloos en onafhankelijk advies en ondersteuning voor het organiseren van uw congres.

Bidprocedure
U wilt dus een congres organiseren. Maar wellicht zijn er meerdere initiatiefnemers uit andere landen die datzelfde congres naar zich toe willen trekken. Dan zal er een zogenaamde bidprocedure van start gaan. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden.

Een bidprocedure kan bestaan uit:

  • Het samenstellen van een speciaal comité dat de informatie voor het bidboek verzamelt en de procedure begeleidt totdat het congres is binnengehaald
  • Het samenstellen van het bidboek
  • Het lobbyen binnen de vereniging
  • Het presenteren van het bidboek, wat over het algemeen gepaard gaat met een presentatie aan het bestuur van de vereniging of het selectiecomité
  • Het organiseren van een site inspectie

Het bidboek maakt op een inspirerende en grondige manier duidelijk waar uw uitnodiging voor staat. Naast de officiële uitnodiging bevat het onder andere aanbevelingsbrieven van instanties en overheden die aan het congres verbonden zijn. Het Utrecht Convention Bureau werkt graag met u samen om het bidboek op te stellen. Ook in het begeleiden van een zo effectief mogelijke bidprocedure leggen we de nodige verbindingen met onze eigen expertise en die van andere belanghebbenden, zoals congreslocaties, de Professional Conference Organizer en de hotels.

Ondersteuning
Het UCB beschikt over financiële mogelijkheden om de bidprocedures te ondersteunen. Hierdoor wordt het extra aantrekkelijk én gemakkelijk om zakelijke evenementen in Utrecht te laten plaatsvinden. Door deze financiële mogelijkheden kunnen er onder meer bidboeken samengesteld worden, kan men naar de plaats van de presentatie en uiteindelijke werving vliegen, enkele beslissende commissieleden uitnodigen voor een bezoek aan Utrecht enzovoorts. Het Utrecht Convention Bureau kan extra steun bieden door verbindingen te leggen met andere subsidiefondsen zoals van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen en het Voorfinancierings- en Garantiefonds van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen.

Promotie
Voor, tijdens en na het congres moet veel worden gedaan aan promotie. Eenduidige en herkenbare marketing draagt hier aan bij. Denk bijvoorbeeld aan een logo. Hier helpt de inzet van de volgende media bij:

  • Advertenties in vakbladen (online en offline)
  • Publiciteit n.a.v. persberichten
  • Website van het congres
  • Digitale presentatie
  • Mailings naar diverse bestanden
  • Social media

Het Utrecht Convention Bureau kan u hier altijd kosteloos bij ondersteunen en adviseren.

Hulp nodig?
Hulp nodig bij het organiseren van een congres in Utrecht? Neem contact met ons op. Wij helpen u graag bij het organiseren van uw congres!

Lees wat het Utrecht Convention Bureau voor u kan betekenen