4 tips voor het plannen van een succesvol wetenschappelijk congres
Een wetenschappelijk congres biedt oneindig veel kansen en mogelijkheden. De organisatie vergt vaak een lange voorbereiding, waar veel bij komt kijken. Het UCB staat hierbij voor je klaar met professioneel en onafhankelijk advies. In deze blog geven we je alvast 4 tips voor het plannen van een succesvol wetenschappelijk congres.
1. Belang van de bidprocedure
Bij de organisatie van een wetenschappelijk congres krijg je in een vroeg stadium te maken met een zogenaamde bidprocedure waarbij een bidboek wordt ontwikkeld. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad het congres zal plaatsvinden. In een bidboek komen dus de voordelen van de stad naar boven en waarom deze stad de perfecte bestemming is voor het congres. Een bidboek moet overtuigend zijn. Dit doet je door in te spelen op de wensen van de opdrachtgever. Probeer goed te achterhalen wat de criteria zijn voor het congres en hoe je je kunt onderscheiden. Laat zien dat het congres in goede handen is bij jezelf en in de gekozen stad.
Zaken die onder andere voorkomen in een bidboek zijn;
- De officiële uitnodiging waarin u zich als organiserend comité kandidaat stelt en verklaart bereid te zijn de organisatorische en financiële verantwoording op je te nemen.
- Een verhaal met de stand van zaken binnen het betreffende vakgebied in Nederland.
- Ondersteuningsbrieven van bijvoorbeeld de universiteit, betrokken industrieën, ministers of burgemeesters of het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
- Een conceptprogramma, met de opzet en het thema van het congres en bijvoorbeeld geplande technische excursies.
- Een algemene beschrijving van de congreslocatie.
- Het budget
2. Site-inspectie, handig!
De beste manier om erachter te komen of een bestemming goed aansluit bij je congres, is door zelf de locatie te bezoeken en te ervaren. Dit kan door middel van een site-inspectie waarin u een introductie krijgt van de desbetreffende stad en de beschikbare faciliteiten. Begin met het maken van een programma met echte ’must sees’ van de stad en locaties die u wilt bezoeken. Loop de routes die uw bezoekers zullen afleggen en probeer bij deze site-inspecties echt door de ogen te kijken van uw gasten. Bij de congreslocaties is het belangrijk om te informeren naar zaken als aantal zalen, maximumcapaciteit, beschikbaarheid, catering, bereikbaarheid, toegankelijkheid etc. Organiseert u de site-inspectie liever niet zelf? Dan kunt u mogelijk de hulp inschakelen van het lokale convention bureau.
3. Subsidies
Het organiseren van een congres kost veel geld. Vaak is er financiële steun mogelijk vanuit de stad of regio. Het loont de moeite om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor bepaalde subsidies of fondsen. Zo beschikt de regio Utrecht over het Stimuleringsfonds dat beschikbaar wordt gesteld door de gemeente Utrecht.
4. Variatie promotiemiddelen
Het promoten van uw congres is noodzakelijk. Het is belangrijk dat u uw congres zowel voor, tijdens als na het congres promoot. Zorg allereest voor herkenbaarheid door een logo te ontwikkelen voor uw congres. Zo wordt uw congres herkenbaar voor andere instellingen en bezoekers. Maak zeker ook een congreswebsite. Deze fungeert als startplek waar bezoekers informatie kunnen verzamelen over het congres en zich kunnen registreren. Ook is het van belang uw congres op social media te promoten. Je kunt bijvoorbeeld een specifieke hashtag aanmaken en uw bezoekers oproepen tijdens het congres erover te posten op hun eigen social media accounts. Met deze hashtag is het makkelijker te volgen hoeveel mensen er iets over uw event hebben geplaatst.
‘Wilt u ook een fijne samenwerking tegemoet gaan en gebruik maken van ons professioneel en onafhankelijk advies? We zijn slechts een telefoontje of een e-mail van u verwijderd! Neem vrijblijvend contact met ons op.’