Inspiration story: LOL tijdens de lockdown

Linda Kerkhoven is de eigenaresse van Linda op Locatie (LOL), een adviesbureau voor event locaties. Van hotels en fabrieken, tot ateliers en boten, Linda adviseert en helpt locaties met het vergroten van zichtbaarheid bij de doelgroep en event planners. Een van Linda’s bekendste concepten is de Locatietour. Honderden organisers nam ze tijdens deze events al mee op sleeptouw. Maar betekent corona het einde van een succesvol concept, of zijn er meer paden te bewandelen? Het Utrecht Convention Bureau ging hierover met Linda in gesprek.

LOL
“Nieuwe locaties beginnen meestal enthousiast met het ontwikkelen van ideeën en het inrichten van de venue. Ze hebben zich echter vaak nog niet verdiept in de markt waar ze zich in begeven en hoe ze hun doelgroep kunnen bereiken, terwijl dat eigenlijk je grootste uitdaging is: hoe zorg je dat je hut gevuld raakt? Kortom, de marketing wordt vaak over het hoofd gezien,” zegt Linda. Linda  adviseert event locaties op verschillende vlakken, van het inzicht krijgen in de doelgroep, het in kaart brengen van de behoefte van de boeker tot het maken van aansprekende content. “Het is de boeker of event manager die je wil overhalen tot een reservering. Je wil ze dan ook direct kunnen raken. Vragen als wat willen ze voelen, zien of ervaren zijn cruciaal. Het draait niet alleen om de aanwezigheid van tafels, stoelen, een beamer en een kop koffie; alles moet kloppen. Ik help bij het creëren van dat totaalpakket”. Door haar jarenlange ervaring als boeker bij diverse bedrijven én als bedrijfsleider van een vergaderlocatie helpt Linda nu haar klanten te adviseren en waar nodig verwachtingen bij te stellen. “Als iemand wil inzetten op een hoger segment, maar er stoelen staan waar een directielid het nooit een volle dag op zou uithouden, dan moet je bijsturen. Je doet iets aan de inrichting, of je kiest een andere doelgroep. Het is belangrijk je te verplaatsen in jouw ideale klant en dan te kijken of je aan alle voorwaarden voldoet. Ik neem de locatie mee in de belevingswereld van de boeker”.

De Locatietour
Aanvullend op de diensten die Linda op Locatie al verleend, kwam Linda in 2016 met het nieuwe concept van de Locatietour. Ze weet uit ervaring hoe belangrijk het is voor een boeker om locaties te kunnen bezichtigen. “Je kan online wel mooie foto’s zien, maar je wilt toch even zelf ervaren hoe een locatie voelt. Zijn er genoeg parkeerplaatsen? Hangt er een fijne sfeer? Word ik fijn ontvangen? Is de koffie lekker? Voor dat soort informatie móet je gewoon ter plaatse zijn”. Echter kost het bezichtigen van meerdere, individuele locaties veel tijd en kunnen bezichtigingen ook niet altijd op één dag worden gepland. Met deze twee elementen in gedachten, ontwikkelde Linda het concept van de Locatietour. “Je wil eigenlijk als boeker in één dag verschillende locaties zien en als locatie is het gunstig als je in één keer meerdere potentiële event planners kan ontmoeten. Waarom brengen we die twee wensen niet bij elkaar? Met de Locatietour bezoeken we met 60 organisers op één dag meerdere locaties in een bepaalde stad of regio waar elke locatie een half uur tot een uur de tijd krijgt om de event planners rond te leiden en een goede indruk achter te laten. Ik geloof voor 100% dat dit concept business oplevert”. Volgens Linda kan je de Locatietour ook zien als een prikkelend event dat het startpunt is van een totale marketingcampagne. Elke locatie denkt na over zijn unieke, onderscheidende factor en zorgt ervoor dat de boeker het bezoek nooit meer zal vergeten. “Je kan als locatie wel standaard iedereen wat te eten of drinken aan willen bieden, maar dat is zonde als jouw tuin of bijzondere buitenactiviteit juist je onderscheidende factor is. Dan denk ik, laat dat eten maar zitten, we gaan naar buiten!”. Tijdens het event wordt er volop gefilmd en worden er foto’s gemaakt. Er wordt media ingekocht, er is een social media reporter en de locaties krijgen zelf ook het materiaal om mee te promoten. Hierdoor ontstaat een olievlek met een groot bereik. Dit alles draagt bij aan een marketingcampagne die gemiddeld zes weken loopt, met als doel het creëren van conversie.

Linda kiest de deelnemende locaties met zorg uit. “Samen met de opdrachtgever gaan we op zoek naar welke bijzondere locaties in de tour passen. Je moet wel kiezen voor een afgebakende regio, omdat je in een kort tijdsbestek meerdere locaties wil bezoeken, die dus relatief dicht bij elkaar in de buurt moeten liggen”. Als er eenmaal een shortlist ligt, bezoekt Linda de locaties en ontwikkelt er zich een programma waar iedereen de ruimte krijgt om zijn unieke factoren te benadrukken. Het ontwikkelen van een programma doet ze meestal niet alleen. Linda werkt veel samen met destinatie marketeers, zoals het Utrecht Convention Bureau. “Naast dat je door samenwerking de kosten kan drukken, is een destinatie marketeer ook een waardevolle sparringpartner met een groot netwerk. Hierin vullen we elkaar aan en versterken we elkaar”.

Corona en Locatietour
Door de komst van corona moest Linda veel aanpassingen doen aan haar concepten. Ook de Locatietour is aangepast naar een anderhalve meter concept, maar eenvoudig was het niet. “Over alles moet je drie keer nadenken. Ten eerste moet je een veilig event organiseren met anderhalve meter afstand en een aantrekkelijk programma. Ten tweede moet je er nog voor zorgen dat de event managers vertrouwen hebben zodat ze daadwerkelijk durven te komen. Daar richten we ons nu op”. De Locatietour in Friesland afgelopen zomer was een testcase. Daar werd gewerkt met livestreams en vooraf opgenomen filmpjes. Naar aanleiding van deze tour werkt Linda nu aan een online editie van de Locatietour. Het zal de live Locatietour niet vervangen maar het is een prachtig aanvullend concept dat door corona nu versneld wordt geïmplementeerd.  “Eerlijk gezegd ben ik wel een beetje online moe,” lacht ze. “Aan de andere kant bedenk je nu wel ideeën waar je anders nooit op was gekomen. De radertjes blijven draaien”. En dat moet ook, want Linda’s business lag tijdens de lockdown volledig stil. Ze hoopt dat de investeringen die ze nu doet zich volgend jaar uitbetalen. “Ik heb er wel voor gekozen in deze business van de event locaties te blijven, ook al wordt deze nu hard geraakt. Het is zonde om alles wat ik heb opgebouwd in deze branche zomaar weg te moeten gooien door corona. Dat weiger ik gewoon”.

Een blik op de toekomst
Linda ziet voor de toekomst vooral een combinatie van online en fysiek. “Ik vertrouw erop dat live meetings blijven bestaan. Misschien zal het de komende jaren in wat kleinere groepen zijn, zij-aan-zij met online events. Het positieve aan corona is dat we nu de tijd hebben om over deze combinatie na te denken”. Ook denkt ze dat over een aantal jaar de branche is ‘opgeschoond’. “Dat klinkt misschien hard en kwetsend – voor wie dit betreft -  om te zeggen, maar in het pre-corona tijdperk schoten de eventlocaties als paddenstoelen uit de grond. De branche raakte ietwat overspannen. Niet iedereen zal de coronacrisis overleven, de vraag is de komende tijd niet hoog genoeg en niet iedere ondernemer kan de business zodanig omturnen om de crisis te overleven. Ik denk dat met name de pareltjes zullen blijven bestaan. Dat zijn vaak ook de ondernemers met passie, die gaan voor hoge kwaliteit en iets bijzonders en onderscheidends te bieden hebben”. Linda’s tips voor de branche: bied iets wat een ander niet heeft, houd je netwerk warm, blijf door ontwikkelen en zorg dat je zichtbaar bent – juist nu. “Als je op het netvlies blijft, dan sta je straks vooraan”.

Bezoek de website van Linda op Locatie