Inspiration story

De opkomst van hybride: blijver of eendagsvlieg?

Sinds maart 2020 houdt het coronavirus Nederland in zijn greep. Zo’n beetje alle branches worden hard geraakt, ook de event industrie. In één klap viel voor veel bedrijven alle business weg en ging heel het land in thuisisolatie. Hoe ga je hier mee om als je corebusiness het samenbrengen van mensen betreft? Het Utrecht Convention Bureau ging hierover in gesprek met Jeroen Coers, partner bij PINO, een fullservice congres- en evenementenbureau uit Utrecht. Al meer dan twintig jaar creëert PINO oplossingen voor live bijeenkomsten. Het ontzorgen van opdrachtgevers staat hierbij voorop.

Hoe nu verder?
Ook voor PINO kwam de coronacrisis als een klap. “We waren een heel eind op weg om van 2020 ons beste jaar ooit te gaan maken. En toen begon het in maart te rommelen. Mensen werden wat zenuwachtig en begonnen annuleringsvoorwaarden na te kijken. Toen op 15 maart het bericht kwam dat Nederland op slot ging, stortte alles in elkaar. Met regelmatige calls, een update na elke persconferentie en elke vrijdag een afsluitende online borrel met het personeel hebben we vervolgens geprobeerd onszelf zo goed mogelijk in het nieuwe normaal te positioneren. Maar wij als directie wisten het natuurlijk ook niet precies”.
Uiteindelijk kwam, net als bij vele bedrijven, ook bij PINO de grote vraag ‘en hoe nu verder?’. De eerste weken stonden in het teken van het afhandelen van annuleringen of het verplaatsen van data, maar al snel werd er ook samen met klanten gekeken naar het anders inrichten van evenementen. “Sommige evenementen hebben we eind maart al direct omgebouwd tot online talkshows. Al snel kregen we de vraag vanuit de klant of we zoiets ook konden doen met webinars zodat ze toch in contact konden blijven met hun achterban. Daar zijn we ingedoken en zo zijn we vanaf de tweede week van april de eerste online events gaan organiseren”.

Jezelf opnieuw uitvinden
Eind maart klopte een van de techniek leveranciers bij PINO aan of zij interesse hadden om gebruik te maken van het magazijn, dat zij tijdelijk hadden omgebouwd tot opnamestudio. Hier hoefde PINO  niet lang over na te denken. “Met deze nieuwe online benadering kunnen we makkelijker antwoord geven op vragen als ‘hoe zet ik een online event leuk op’. Dat was voor onszelf ook wel even zoeken. Na twintig jaar moesten we onszelf opeens deels opnieuw uitvinden. Er gaat veel (onbetaalde) tijd zitten in het kennis nemen van nieuwe systemen en handelingen. Maar dat maakt het ook wel weer uitdagend en spannend!”. Het kleine lichtpuntje in deze crisis is dat veel kleine organisaties elkaar opzoeken om er samen de schouders onder te zetten en elkaar helpen versterken. Daar is deze samenwerking een mooi voorbeeld van.

Begin mei begon PINO met het opnemen van de eerste talkshows in studio Stream. Dankzij het succes van de online events is de organisatie ook bezig met het opzetten van een eigen studio in hun kantoor in Den Haag.

Is het hybride event een blijver?
Sinds de ‘heropening’ van de event branche op 1 juli zien we een opmars van hybride events: een combinatie van live en online, waarbinnen interactie een belangrijk component is. Volgens Jeroen zijn de eerste reacties op deze nieuwe vorm van events wisselend. “Als bureau ben je eigenlijk stiekem ineens twee events aan het organiseren, namelijk een live event én een online event. Dat betekent natuurlijk ook wat voor het budget, waardoor het niet voor iedere klant een optie is. Ook is de doorlooptijd van deze meetings veel sneller. Sommige aanvragen komen vandaag binnen en moeten over twee weken al gerealiseerd worden.”

Jeroen verwacht dat de hybride meetings voorlopig wel zullen blijven, maar uiteindelijke langzaam weer zullen verdwijnen. “Ik denk dat we uiteindelijk weer teruggaan naar het ‘oude’ normaal. Ik denk echter ook dat online voorlopig een onlosmakelijke nieuwe component in de eventindustrie zal blijven. Aan de ene kant zal de behoefte om te ontmoeten en te reizen blijven bestaan, het is belangrijk voor het sociale aspect en voor het opbouwen van relaties. Echter brengt het (inter)nationaal reizen extra bedrijfskosten met zich mee waar het online bijwonen van events geld kan besparen. Waar we elkaar voorheen vier keer per jaar in het buitenland zagen, zal dat in de toekomst misschien naar twee keer per jaar gaan. Ook binnen Nederland zijn er genoeg bijeenkomsten waarvan nu gezegd wordt dat die net zo goed online plaats kunnen vinden. We hoeven niet voor alles meer te reizen, als het ook online kan”.

Volgens Jeroen geldt dit ook voor internationale sprekers: “Het inbellen van sprekers of het opsturen van videoboodschappen zal langer blijven bestaan. Vroeger zouden we het idee van inbellen minder aantrekkelijk hebben gevonden. Echter is het tegenwoordig veel meer geaccepteerd en gaan we echt geen duizenden euro’s meer betalen om een spreker in te laten vliegen, te laten verblijven en te betalen voor zijn diensten terwijl hij ook thuis in een studio een goede presentatie kan geven”.

Ook de hogere kosten van een ‘combinatie’ event spelen een rol in het uiteindelijk verwateren van hybride events. “Tenzij we straks weer terug kunnen naar normale zaalcapaciteit en daarbij streamen, én als dit dan als één voordelig pakket kan worden afgenomen, dan wordt het hybride event weer aantrekkelijk. De kosten moeten behapbaar blijven wil het hybride event overleven”.

De toekomst van de evenementen branche
COVID-19 heeft de toekomst van de event industrie, in ieder geval op korte termijn, drastisch veranderd. Jeroen is er van overtuigd dat we over vijf jaar elkaar weer live kunnen ontmoeten zoals we dat altijd hebben gedaan, ook al zal online de eerste jaren een vast onderdeel blijven van het totaal aanbod. Naast het online component verwacht hij dat er nog enkele elementen uit het COVID tijdperk langere tijd zullen blijven hangen. “Zowel organisatoren als bezoekers zullen meer stilstaan bij hygiëne en routing, omdat corona ze nu dwingt hier bewust mee bezig te zijn. Ook zijn mensen gewend geraakt aan de ruimte. Je kan niet meer zomaar iedereen in een kleine vergaderruimte proppen, daar zullen ze geen genoegen meer mee nemen”.

Bezoek de website van PINO