Bij het organiseren van een congres komt vaak meer kijken dan u verwacht. Er moet financieel veel geregeld worden maar ook administratief en organisatorisch. Het Utrecht Convention Bureau is er om u hiermee te helpen en mee te denken wat er allemaal nodig is.
De start
Er zijn altijd meerdere partijen die interesse hebben in het organiseren van een betreffende congres. Daarom moet er een bid uitgebracht worden. Een bid is een gespecificeerd voorstel dat wordt ingediend bij het bestuur van de vereniging of een selectiecommissie. Zij besluiten in welk land en welke stad het congres zal plaatsvinden. Een bid bevat informatie omtrent data, voorgestelde locatie, prijzen en voorwaarden.
De bidprocedure
In sommige gevallen moet er een bidboek gemaakt worden, in andere gevallen is het invullen van een bidformulier voldoende. In elk geval moet er veel informatie verzameld worden. Een bidprocedure kan bestaan uit:
- Het oprichten van een speciaal comité, het zogenoemde Local Organization Committee, dat alle informatie bij elkaar verzamelt en het proces begeleid.
- Het samenstellen van het bidboek of bidformulier.
- Lobbyen binnen de vereniging.
- Presenteren van het bidboek. Vaak gaat dit samen met een presentatie aan het verenigingsbestuur of selectiecomité.
- Het organiseren van een site inspectie om te ervaren wat Utrecht te bieden heeft en de congres- en evenementenlocaties te bekijken.
Waarom een bidboek?
Een bidboek geeft een beeld wat u wilt bieden als u het congres gegund is. Hierin wordt inhoudelijk uitgebreid het thema, onderwerp, welke locatie en waarom uitgelegd, maar ook wat de stad voor de bezoekers van het congres te bieden heeft. Daarnaast bevat een bidboek ook vaak aanbevelingsbrieven van instanties en overheden die verbonden zijn aan het congres.
Ondersteuning van het UCB
Het UCB is beschikbaar om u te helpen bij het opstellen van het bidboek. Wij werken samen met een groot aantal partners in de regio en kunnen u daarom eenvoudig voorzien van alle informatie die u nodig heeft. Daarnaast kunnen we advies bieden op het gebied van subsidiefondsen, marketing & promotie en de uiteindelijke locatiekeuze.
Hulp nodig bij het samenstellen van een bidboek?
Monique heeft alle kennis in huis om u hierbij te adviseren.
